学生档案是每名学生在校期间形成，以备查阅的相关材料。它记录了学生在学校期间或参加某些社会活动中的表现，通过查阅学生档案中的各种材料，可以了解该生在学校期间的思想、学习、生活等各方面的情况及表现。因此，学生档案管理是一项极其重要的工作，需要档案管理人员有高度的责任心，工作要细心，有条理。为做好学生档案管理工作，使我系学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我系具体情况，特作如下规定：

一、学生档案入档内容：

凡是学生在我院系所填写的相关表格、在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料，均应入档。其入档内容为：中（高）招报名登记表、中（高）招思想品德考核表、优秀班、团干部登记表、毕业生鉴定表、学生学籍登记册、毕业论文计划书、入学通知书、大中专毕业生分配报到证附件、毕业生成绩表、学生在院、系各种竞赛中获得的荣誉证书复印件、学生违纪处分登记表及撤销处分的决定表等。

二、学生档案管理办法：

学生档案管理分为在校学生档案管理、中途离校学生档案管理、毕业生档案管理三部分。

（一）在校学生档案管理办法：

每年度招生结束后，认真按录取新生名单核对中（高）招报名表，与院招生办分室办理交接手续，并为新生开始建立档案。学生在校期间，档案以班级为单位进行管理。学生档案管理在分管学生领导指导下，具体由各班辅导员操作实施。如果学生转学、转专业。经领导允许后，辅导员应及时将档案转给新的系主管部门。在各班学生档案中，附一份档案目录，用来记录档案中的材料名称，这样便于查阅，争取做到一目了然。

（二）中途离校学生档案管理办法：对于中途由于某种原因不能继续在学院学习，完成学业的学生，经系领导研究批准后，可为其出示档案的相关证明或提供复印件。

（三）毕业生档案管理办法：毕业生自接到报到证后一个月内到学院系学生管理处办理提档手续，提档后要及时到单位报到，并交于单位人事部门。

三、档案管理要求：

１、档案管理人员要认识到档案工作的重要性，保证学生档案材料的完整性、安全性。

2、学生档案材料在填写时，必须完整、真实，文字清晰，对象明确，且用碳素或蓝黑墨水书写。

3、对于学生的档案材料应及时整理入档，并详细填写档案目录。

4、我系相关人员，因工作需要均可查阅学生档案，在借阅时需严格按制度履行手续。

5、外单位人员或执法人员，因需要查阅、借调学生档案时，必须持单位介绍信，经领导审批后，方可借阅。

6、借阅人员要爱护所借档案，不得随意拆散、涂改、损坏，复制档案内容。

四、本规定从宣布之日起执行。

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2009年11月12日